Hantera sena fakturabetalningar

Sena fakturabetalningar påverkar kassaflödet och när du måste jaga pengar själv kan det riskera dina relationer med kunderna. Men det finns enkla sätt att göra den här processen smidigare.

Ange dina villkor

Förklara dina betalningsvillkor tydligt i alla kundavtal. Standard är 30 dagar från faktureringsdatumet och det är bäst att aldrig påbörja ett jobb utan ett undertecknat kundavtal. Det kan även hjälpa att ange information om ränta på fakturan (se ”Väntar du fortfarande?” nedan).

Schemalägg påminnelser

Om betalningen inte kommer i tid är det viktigt att skicka en påminnelse till kunden så snart som möjligt. Håll det enkelt och artigt med vissa fasta fraser, så att du inte behöver formulera om det varje gång. Följande är ett exempel:

Hej (kundens namn),

Detta är en kort påminnelse om att betalningen för följande faktura nu är försenad.

Fakturadatum: (infoga datum för ursprunglig faktura)

Fakturanr: (infoga fakturanummer)

Fakturerat belopp: (infoga fakturans belopp)

Kan du meddela mig när denna betalning kommer?

Stort tack på förhand!

Om du har många fakturor kan det vara praktiskt att ställa in kalenderpåminnelser så att du kan jaga betalningar så snart de har förfallit.

Kontoredovisning

Om påminnelser inte fungerar (och se till att du följer upp e-postmeddelanden med ett artigt telefonsamtal) är nästa steg att skicka en ”kontoredovisning”. Detta är mindre detaljerat än en faktura, men det gör kunden medveten om de totala belopp som ska betalas.

Väntar du fortfarande?

Juridiska anspråk och inkassoföretag bör vara din sista utväg, men det kan hjälpa om du anger betalningsvillkoren från första början. Dröjsmålsränta för skulder fastställs i de flesta länder av centralbanken. 

Läs om hur du kan skapa korrekta offerter.